Outlook: Tipps & Tricks zu Besprechungen

Planen Sie oft Besprechungen mit Outlook? Dann kennen Sie bestimmt auch die kleinen „Probleme“, die sich in der Praxis ergeben.

Regelmäßig werde ich in den Schulungen als auch im Support gefragt, ob es möglich ist beim Ausdruck einer Besprechung die Teilnehmerliste zu integrieren? Wer mich kennt, kennt auch die Antwort: Geht nicht, gibt es nicht, aber ich muss mal kurz nachdenken.

Teilnehmerliste mit Besprechung ausdrucken – so geht’s

Wie im richtigen Leben gibt es zwei Lösungen, eine manuelle Variante und eine Variante mit VBA.

Manuelle Variante

Haben Sie als Organisator eine Besprechung geplant und Sie möchten nun die Agenda, die in ihrem Termin hinterlegt ist zusammen mit einer Teilnahmeliste ausdrucken, müssen Sie folgende Schritte durchführen.

1. Öffnen Sie Ihre Besprechung

   

2.  Klicken Sie auf die Registerkarte Besprechung und wählen in der Gruppe Anzeigen den Befehl Status – Status in Zwischenablage kopieren

   

3. Anschließen wechseln in den Textbereich und fügen vor der Agenda eine Leerzeile ein und fügen mit STRG + V den Text aus der Zwischenablage ein

   

   Schaut noch nicht wirklich „sexy“ aus, aber mit ein paar Tabstopps wird der eingefügte Text leserlich.

4. Setzen Sie entweder mit einem Klick in das Lineal bei 6 cm und bei 12 cm Tabstopps

   

   oder klicken Sie auf der Registerkarte Text Formatieren in der Gruppe Absatz auf den kleinen Pfeil (Startprogramm für Dialogfelder)

   

   wählen im folgenden Dialogfenster unten links Tabstopps

   

   und legen die Tabstopps bei 6 cm und 12 cm mit der Ausrichtung links fest und verlassen den Dialog mit OK.

   

5. Jetzt schaut der eingefügte Text schon besser aus. Fügen Sie oberhalb der Teilnehmerliste noch den Text Teilnehmer ein, vergeben Sie mit ALT + 1 die Formatvorlage Überschrift 1 und formatieren die Spaltenüberschriften fett.
   

   und schauen sich den Ausdruck in der Vorschau an, Datei – Drucken an.

   

Voila! Einen Ausdruck der Besprechung mit alle Informationen, die man benötigt. Teilnehmerliste mit der jeweiligen Antwort. Genial – genial einfach, oder?

Im zweiten Teil werde ich ein VBA-Makro, welches die o.g. Schritte automatisch durchführt, vorstellen.