PST-Datei: Worauf Sie achten sollten, wenn die Datei größer als 500 MB ist
Eigentlich ist es ja klasse, dass in Outlook die Dateigröße der PST-Datei nicht mehr auf 2 GB begrenzt ist. Endlich gibt es keinen Grund mehr zu Archivieren, zu löschen, dem Jagen und Sammeln von Informationen ist keine Grenze mehr gesetzt. Theoretisch – denn Besitzer von sehr großen PST-Dateien sollten aufpassen. Es lauert eine Gefahr, der man sich wahrscheinlich gar nicht bewusst ist.
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Hintergrund: |
Ein Kunde klagt seit Wochen über Probleme mit seinem Outlook. Outlook behauptet jeden Tag, dass es nicht richtig geschlossen wurde und die PST-Datei überprüft werden muss [siehe auch PC abgestürzt – Outlook nicht ordnungsgemäß beendet]. An manchen Tagen half aber nicht mal mehr diese standardmäßige Überprüfung der Datei, sondern es musste zusätzlich noch scanpst durchgeführt werden, was bei einer Postfachgröße von 8 GB knapp 1 Stunde dauert. Immer wenn ich zum Kunden fuhr und nach dem Fehler suchte, konnte man (ich) den Fehler aber nicht reproduzieren. Outlook beendet, ein bisschen mit dem Kunden geredet oder mal einen Kaffee getrunken, Outlook gestartet – kein Fehler. Outlook lief wie geschmiert. Nun gut, sicherheitshalber eine Archiv-Datei angelegt, um zumindest die Jahre 2000 – 2005 aus der aktuellen PST-Datei herauszunehmen. PST Datei komprimieren lassen und schon war die Größe von 8 GB auf 5 GB gesunken. |
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Und … – der Kunde hatte eine Woche keine Probleme mehr.
Aber eben nur eine Woche, die Größe wuchs schnell wieder (viele große Grafiken in den E-Mails). Das Problem taucht wieder jeden Tag auf. Kunde verzweifelt, ich erstmal ratlos. |
Aber dann – eher zufällig – wollte der PC neustarten, da ein Update eingespielt wurde. Zuvor hatte ich Outlook mit scanpst repariert, mehrmals beendet und neugestartet, ohne jegliche Probleme. Der PC fährt runter, startet wieder, Outlook wird gestartet und schon ist der Fehler wieder da.
Logische Folge: Fehler muss mit dem Neustart zusammen hängen!
Klar – in dem Moment macht es Klick. Wer schon mal Outlook unabsichtlich beendet hat, danach gleich wieder gestartet hat und den Taskmanager dabei beobachtet wird feststellen, dass Outlook versucht eine 2. Instanz zu starten, was aber nicht geht. Meistens ist die Datendatei von Outlook so klein, dass der erste Task outlook.exe rechtzeitig geschlossen wird, bis der zweite Task seine Ansprüche anmeldet. Manchmal startet Outlook dann aber auch gar nicht mehr, weil Windows nicht weiß welcher Task "recht" hat und starten darf bzw. geschlossen werden soll.
Tipp: Wenn der PC nach ein paar Outlook-Start sehr langsam ist bzw. Outlook nicht startet will, beenden Sie im Taskmanager den kleinsten Outlook-Prozess. Schon ist das Performance-Problem behoben!
Und was hat das mit o.g. Problem zu tun?
| Lösung: | Gaaaanz einfach – Kunde schließt Outlook und fährt den PC runter. Da die PST-Datei aber ~ 8 GB groß ist, benötigt Outlook in etwa 15 – 20 Minuten bis diese Datei (der Prozess) richtig geschlossen wird.
Da aber Windows standardmäßig beim Herunterfahren nur 5 Minuten auf ein nicht geschlossenes Programm / Datei wartet, wird die PST-Datei bzw. die Outlook.exe abgewürgt – also nicht richtig beendet – was bei einem Neustart die Fehlermeldung bei der Outlook-Datendatei hervorruft. |
Ist das nicht verrückt bzw. absolut schwachsinnig?
Wenn Sie also ein sehr großes Postfach haben,
- beenden Sie Outlook rechtzeitig bevor sie den PC ausschalten wollen 😉 oder
- erstellen Sie Archive-PST-Dateien z.B. Jahresarchive um die aktuelle PST-Datei möglichst klein zu halten oder
- benutzen Sie Zusatztools um alle Dateianhänge ins Dateisystem zu verlagern [z.B. SmartTools AutoSave Pro 2.5 für Outlook].
Hallo, tolle Seiten. danke für Ihre Bemühungen. Kurze Frage:Sie empfehlen hier die Smarttools. Werden bei Nutzung dieser Tools auch bei einer Datensicherung mit MOBACKUP alle Anlagen mitgesichert?
Freundliche Grüße
Uwe Tackmann
Hallo,
eine schöne Seite hier.
Ich habe leider das umgekehrte Problem und komme damit nicht weiter.
Ich habe 3 Emailkonten (pop) und möchte nur eine pst-Datei sichern. Der Vorteil einer pst-Datei liegt meiner Meinung nach auch darin, dass man mails nicht übersehen kann und sie alle gleich ablegt.
Ich nutze Outlook 2010 mit Windows 7.
Vielen Dank für die Hilfe
Daniel
Guten Tag,
wir arbeiten mit Outlook 2007. Wir haben mehrere PST- Dateien angelegt. Bei älteren Versionen von Outlook war es so, so unser Wissen, dass Dateien über zwei MB nicht mehr verwaltet wurden. Ist dies auch bei Outlook 2007 der Fall?.
Mit freundlichen Grüßen
Neumeier
Deine Tipps sind einfach der Hammer, sehr anschaulich und nachvollziehbar, sowas sollte bei Google auf Platz 1 stehen, net mehr ewig suchen 🙁
DANKE
Ich habe das Problem ebenfalls bei einem Kunden, ich denke ich werde jetzt einfach seine PST Datei aufsplitten.
Vielen Dank für diese informative Darstellung. Bei uns ist das Problem auch erst aufgetreten, nachdem unser Gmail-Konto von POP3 auf IMAP umgestellt wurde (alle Kopien waren vorher auf dem Server belassen worden). Resultat: ~ 14000 eMails, die alle fleißig in die PST-Datei geladen wurden.
Ich hatte schono ein komisches Gefühl dabei, konnte es mir aber technisch nicht erklären. Daher nochmals ein großes Dankeschön! Da werden einige „Jahresarchive“ fällig :).
Gruß
Herzlichen Dank für die Darstellung im obigen Beitrag. Somit wird mir manches Verhalten meines Computer klarer. Ist schon eine Sache mit den vielen Daten.
Gruß
Vielen Dank für diesen Beitrag, der neben den technischen Aspekten (es gibt noch andere Tools zum Outlook Backup, z.B. https://www.priotecs.com/ ) ein ganz anderes Problem aufwirft und da wird es regelrecht interessant: Untergang durch zuviel Masse (also das Dinoproblem). Diese Tücke der Technik ist das alte Problem der Informatik, Fortschritt rächt sich durch zuviel Information. Ich habe die Auswirkungen einmal am eigenen Leib gespürt. Vor Jahren ging auf einem meiner Rechner die Festplatte kaputt und wie es manchmal so ist, war auch auf dem Server nichts mehr zu holen: also Voll-GAU. Das hat mich zwar einige Zeit und Haare gekostet, aber paradoxerweise lief auch danach alles wie immer (Neukauf, Installationen etc.). Das fand ich merkwürdig, eigentlich hatte viel schlimmeres erwartet.
Seitdem werden meine Outlook-Daten folgendermaßen gesichert: Prinzip Wegwerfen bzw. Schnellentscheidung: was nicht innerhalb von 10 Sekunden Bestand hat, wird für immer versenkt. Das Prinzip Löschen, schlägt irrationales Weitermachen alle mal.
Grüße