Abwesenheitsmeldung ohne Exchange-Server in Outlook einrichten

Folgen Sie dieser Anleitung nicht, wenn Sie mit einem Exchange Server verbunden sind und den Abwesenheitsassistenten aktivieren wollen.

Für den Fall, dass Sie während Ihrem Urlaub oder eines Seminars eine Abwesenheitsschaltung mit Ihrem Outlook einrichten wollen, erstellen Sie doch einfach eine Vorlage und eine Regel und schon wissen Ihre Kollegen, Freunde wie lange Sie nicht zu erreichen sind.

Zuerst erstellen Sie die Vorlage für die Abwesenheitsnotiz.

Vorlagen gibt es nicht nur in Word, sondern auch in Outlook. Dort haben Sie die Dateiendung *.oft und liegen in C:Dokumente und Einstellungen<User_Name>AnwendungsdatenMicrosoftVorlagen (Windows XP) bzw. C:Users<User_Name>AppDataRoamingMicrosoftTemplates (Windows Vista).

1. Erstellen Sie eine neue leere E-Mail und fügen den gewünschten Text ein (z.b. Bin im Urlaub von…bis… Meine Vertretung ist…)
2. Tragen Sie keinen Empfänger in An: oder CC: ein.

   Das ist sehr wichtig – Outlook versendet diese Antwort nur korrekt, wenn Sie die Empfänger leer lassen

3. Als Betreff wählen Sie etwas wie: Abwesenheitsnotiz

    

   Diese E-Mail jetzt nicht absenden.

Statt dessen

1. Office Schaltfläche / Speichern unter… / 

   

2. Dann das Vorlagenformat *.oft auswählen und im Ordner Vorlagen mit dem Dateinamen z.B. OoO.oft speichern. (OoO = Out of Office)

   

3. Die offene E-Mail schließen Sie jetzt einfach. Nicht speichern und falls die Mail noch im Ordner Entwürfe zwischengespeichert sein sollte, können Sie sie dort auch löschen.

Nun erstellen Sie die Regel

1. Zeigen Sie Ihren Posteingang an (der Regel-Assisstent ist sonst nicht verfügbar)
2. Extras / Regeln und Benachrichtigungen
3. Neue Regel erstellen (ohne Vorlage und Nachrichten bei Ankunft prüfen)

   

4. als Bedingung auswählen: "die nur an mich gesendet wurde" (Damit stellen Sie sicher, dass die Antwort nicht an große Mailinglisten geht, die Sie abonniert haben.) und eventuell „die von einer Person/Verteilerliste kommt“, falls Sie nur einer Gruppe von Personen diese Nachricht zu kommen lassen wollen

   

5. Im nächsten Schritt „diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten“ wählen und die eben erstellte Vorlage OoO.oft (Vorlagensystem) anklicken

   

6. dann klicken Sie solange "weiter" bis der Regel-Assistent beendet ist. Vergeben Sie noch einen Namen für die Regel, z.b. Abwesenheit

   

7. Fertig.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Rechner während Ihrer Abwesenheit eingeschaltet ist und das Outlook gestartet ist.

Weiterhin müssen Sie Outlook so einstellen, dass es automatisch regelmäßig E-Mails abholen kann.