Bringen Sie System in Ihren Posteingang – jetzt!

Ein für Sie optimales Ablageordnersystem für Ihre E-Mails bringt Übersichtlichkeit, ist nützlich bei der Nachverfolgung, beim Suchen und Sichern von E-Mails.

Betrachten Sie den Posteingang als "Todo"-Ordner, indem sich also nur E-Mails befinden, die Sie noch nicht bearbeitet oder gelesen haben, nicht als eine Art Aktenschrank für alle E-Mails. Eine Nachricht, die bereits bearbeitet oder zur Kenntnis genommen wurde, hat im Posteingang eigentlich nichts mehr zu suchen. Sofern diese nicht gelöscht werden kann, gehört sie in einen Ablage- oder Aktionsordner (Unterordner des Posteingangs).

Ihre E-Mail-Ablage sollte sich an der Struktur Ihrer PC- bzw. Papierablage orientieren.

Legen Sie in Ihren Ablageordnern die eingehenden und die ausgehenden E-Mails gemeinsam ab, dann haben Sie die komplette Korrespondenz zu einem Kunden, Projekt, usw. in einem Ordner. Ebenso sehen Sie sofort, mit welcher E-Mail Sie auf eine eingegangene Nachricht geantwortet haben.

Tipp: Die Reihenfolge, in der die Ordner auf Ihrem Bildschirm erscheinen, erfolgt üblicherweise alphabetisch. Wollen Sie hingegen eine andere Reihenfolge, stellen Sie einfach eine Zahl entsprechend gewünschter Reihenfolge voran. Falls Sie nachträglich feststellen, dass Ihnen eine andere Reihenfolge lieber ist (z.B. Ordner mit häufigem Zugriff ganz oben), brauchen Sie nur die Nummerierung ändern, dann ändern sich entsprechend auch die Positionen der Ordner.

Hinweis: Legen Sie nicht mehr Unterordner an als unbedingt nötig. Eine zu feine Stückelung führt letztlich zu Unübersichtlichkeit und daraus resultierend zu Zeitverlusten.