Auf dem Weg zum papierlosen Büro?

Vor Jahren überlegte ich mir – durch die neuen Kommunikationsmittel Handy, (Computer-)Fax, SMS, Skype, Messenger und E-Mail und neuer Software aus der Kategorie Dokumenten-Management Software inspiriert,  – mein Motto für meine Schulungen und Publikationen “Mit OUTLOOK zum papierlosen Büro”. Was ist davon übrig geblieben? Eigentlich nicht viel, wenn man dem Deutschlandfunk glaubt.

Der Papierverbrauch ist ausgerechnet in der digitalen E-Mail-Welt gestiegen, auf Kosten der Wälder.

gefunden unter Deutschlandfunk – Rettet den Wald – schickt weniger E-Mails!

Das papierlose Büro ist/war  in aller Munde. Ist es Wunschtraum oder Realität? Die Antwort ist: beides. Es gibt heute bereits probate Softwarelösungen, Dokumente papierlos in der EDV zu verwalten. Alle vorliegenden Daten auf Papier werden eingescannt. So können sie in der EDV bearbeitet und verwaltet werden. Erst von diesem Zeitpunkt kann man vom papierlosen Büro sprechen, vorausgesetzt, dass alle eingescannten Papier-Dokumente vernichtet und keine Dokumente ausgedruckt werden. Das gibt es aber in der Praxis nicht. Von daher gesehen, gibt es das papierlose Büro nirgends. Denn bestimmte Papier-Dokumente können nicht vernichtet werden, da sie im Original vorhanden sein müssen – noch. Beispiele hierfür können sein Verträge, Urkunden, Original-Patentschriften, Zeichnungen, Fotos, firmengeschichtliche Unterlagen …

Die Dokumenten-Management Software, abgekürzt DMS, findet ihren Sinn gerade darin, dass alle verfügbaren Unterlagen mit Hilfe der Computer/Software Technologie leicht und schnell gefunden werden können und allen berechtigten Arbeitsstationen zur Verfügung stehen. Es stört dabei nicht, dass oft genug die gefundenen Dokumente anschließend ausgedruckt werden. Das kann an jeder Arbeitsstation passieren. Hier entstehen also auch wieder Mehrfachkopien. Was hiermit geschieht, bleibt außen vor? Man kann also nicht vom absolut papierlosen Büro sprechen.

Das andere ist, dass die meisten Unternehmen noch bei ihrer bisherigen Papier und Aktenordnung, vornehmlich Aktenordner, verbleiben. Was ist also erforderlich für eine moderne Büroorganisation? Zuerst eine vernünftige Aktenorganisation. Mit Hebelordnern und Hängeheftern ist kein Optimum zu erzielen.

Rund 17 Millionen Menschen arbeiten in Deutschland an Büroarbeitsplätzen. Diese gelten unter Umweltgesichtspunkten als unproblematisch. Insgesamt sind die Umweltbelastungen jedoch enorm.

Besonders der wachsende Papierverbrauch mit einem neuen Negativ-Rekord von 252,7 kg pro Kopf im Jahr 2006 sollte eine Mahnung sein. Als Büro- und Administrationspapiere werden in Deutschland schätzungsweise 800.000 Tonnen Papier pro Jahr eingesetzt. Ein damit beladener Güterzug wäre ca. 600 Kilometer lang. Als ein Papierband von 1 Meter Breite könnte die Papiermenge rund 250 mal um den Äquator gelegt werden.

Papier ist aber nicht das Einzige, was in Büros massenweise verwendet wird. In Deutschland werden zudem jährlich schätzungsweise 55 Millionen Tonerpatronen und 8 Millionen Tonerkartuschen verbraucht – und landen überwiegend auf dem Müll.

gefunden unter https://www.buero-und-umwelt.de/

Deswegen habe ich in meine Outlook-Signatur neben einem Text über den rechtlichen Aspekt und dem Virenschutz folgenden Zusatz aufgenommen

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Vielleicht hilft es ja ein bisschen Papier einzusparen … mein Traum wäre das papierlose Büro, aber bis dahin ist und bleibt mein Motto: Outlook – für Menschen!