Outlook 2010: Wie ich meine E-Mails besser verwalte

Dass ich E-Mails leichter finden und aufräumen kann, gehört für mich zu den wichtigen Neuerungen. Die Unterhaltungsansicht fasst E-Mails eines Betreffs plus alle Antworten in einem “Unterhaltungsfaden” zusammen. Das gab es bisher schon, allerdings nur für empfangene Nachrichten.

In Outlook 2010 erscheinen auch Nachrichten im „Unterhaltungsfaden“, die in Gesendete Elemente oder anderen Unterordnern liegen. Damit entfällt das Durchsuchen diverser Unterordner.

Auch das “Ausmisten” meines Posteingangs geht in der optimierten Unterhaltungsansicht leichter und schneller von der Hand, denn die Funktion Aufräumen löscht auf intelligente Art redundante Antworten.

So funktioniert die optimierte Unterhaltungsansicht

Outlook 2010 zeigt automatisch jeden E-Mail-Ordner in der Unterhaltungsansicht an. Was wohl am ehesten auffällt: Gibt es zu einer E-Mail mehrere Antworten, wird dies mit dem Symbol eines doppelten Umschlags neben der Nachricht angezeigt.

Per Klick auf diesen Umschlag öffne ich den Unterhaltungsfaden uns sehe so alle Elemente, die zu der Nachricht mit dem Betreff dazugehören. 

In älteren Versionen musste ich mich zwischen der Anzeige meiner E-Mails nach Datum oder nach Unterhaltung entscheiden. In Outlook 2010 sind beide Ansichten zu einer verschmolzen.

Klicke ich über den Nachrichten mit der rechten Maustaste auf den Balken für Anordnen nach, dann sind die unten gezeigten Optionen schon voreingestellt und sorgen für mehr Komfort.

So räume ich meine E-Mail-Ordner deutlich schneller auf
Löschen ist out, intelligentes und wirksames Aufräumen ist in. So lässt sich die neue Funktion zum Aufräumen vielleicht am besten beschreiben.

Natürlich lösche ich weiterhin Elemente, die ich nicht mehr brauche. Aber Aufräumen macht das viel eleganter. Hier ein Beispiel:

• Bei einer Gruppe von Nachrichten zu einem bestimmten Betreff musste ich früher manuell all die Elemente löschen, die in den folgenden E-Mails bereits enthalten und daher überflüssig waren.
• Den Ordner für gesendete Objekte musste ich dabei auch noch durchforsten.
• Oft war es dann so, dass nur die jüngste Nachricht übrig blieb.
• Jetzt erledige ich diese Aufräumaktionen mit deutlich weniger Aufwand.  mit
• Im Menüband nutze ich dazu im Register Start den Befehl Aufräumen (in der Gruppe Löschen). 

  

• Danach erscheint das unten gezeigte Dialogfeld, in dem ich auf Aufräumen klicke.
• Jetzt räumt Outlook 2010 intelligent auf, indem es alle redundanten Elemente löscht In den Papierkorb befördert)..

Hier eine Demonstration, was aus der anfangs gezeigten, aus mehreren Elementen bestehenden Unterhaltung nach dem Aufräumen übrig bleibt:

VORHER sechs Elemente

NACHHER ein Element

FAZIT: Das Wiederfinden zusammengehöriger Nachrichten geht schneller, und das Aufräumen macht sogar Spaß

Quelle: www.office2010-blog.de – Ein Blog zu Office2010, der schlauer macht